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Tâches & formulaires

Tâches & formulaires

 

En tant que RP ou CL, vous devez compléter chacune de ces tâches avant l'échéance. Vous pouvez commencer la plupart des tâches dès le 28 septembre 2017 à l'ouverture du Système de demande du Congrès. Le tableau ci-dessous indique les tâches, les dates correspondantes et les liens vers les documents qui vous aideront à remplir ces tâches. Plus d'informations sont disponibles dans le Guide de planification, la vidéo de la Réunion de planification (en anglais) et les diapositifs PowerPoint de la Réunion de planification (en anglais) sur la page Documents de référence. Une liste de tâche plus courte au format PDF est également disponible au téléchargement.

***Les échéances en rouge sont passées***
Les conseils restent disponibles sur la page Documents de référence

 Date

 Action/Échéance

 Soumission

 Conseils/Démarche

 Le 28 septembre

La Réunion de planification se tient à l’Université de Regina (SK)

 

 

 Le 29 septembre

Le Système de demande du Congrès ouvre et les codes utilisateur et mots de passe vous sont envoyés par courriel

 

 

 Le 29 septembre

SUITE À DONNER : Commencez à soumettre les demandes de réservation de salles

Système de demande

Guide de planification p. 18
Aperçu des données d'association > Écrivez à
organisateurs@ideas-idees.ca pour obtenir votre copie

 Le 13 octobre

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Pouvoir de signature

Système de demande

Guide de planification p. 12

 Le 27 octobre

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Frais de conférence d’association

Système de demande

Guide de planification p. 15

 Le 27 octobre

ÉCHÉANCE : Faites-nous parvenir la liste d’envoi aux membres de votre association

Envoyez-nous la liste complète

Guide de planification p. 34
Modèle de liste d'envoi

 Le 10 novembre

ÉCHÉANCE : Faites vos demandes de réservation de salles

Système de demande

Guide de planification p. 18
Aperçu des données d'association > Écrivez à 
organisateurs@ideas-idees.ca pour obtenir votre copie

 Le 17 novembre

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Détails de conférence d’association

Système de demande

Guide de planification p. 30
Conseils et modèle de description

 Décembre

SUITE À DONNER : Préparez votre programme de conférence. Gardez le thème « Diversités convergentes » à l’esprit et incluez vos dates de Réceptions du recteur et tout autre événement ouvert à tous les congressistes.

 

Guide de planification p. 30
Fiche-conseils sur la programmation des associations
Calendrier des conférences des associations
Causeries
Voir grand
Ateliers de la Foire aux carrières
Programmation de Regina
Réceptions du recteur

 Décembre

SUITE À DONNER : Vérifiez que l'information publiée sur votre association à www.congres2018.ca/associations est complète et à jour

Envoyez les changements requis à 
organisateurs@ideas-idees.ca

 

 Le 1er décembre

ÉCHÉANCE : Présentez une demande de financement au Fonds de soutien des conférenciers internationaux de marque

Système de demande

Guide de planification p. 12

 Janvier

Ouverture des inscriptions au Congrès

Inscrivez-vous

 

 Janvier

SUITE À DONNER : Faites le suivi de la liste d’inscription de votre association afin de vérifier que tous les participants à la conférence de votre association ont effectué leur inscription 

Système de demande

Guide de planification p. 16

 Le 26 janvier

ÉCHÉANCE : Présentez la demande de financement au Fonds de soutien pour les séances interdisciplinaires

Système de demande

Guide de planification p. 13

 Le 12 février

SUITE À DONNER : Commencez à consulter les salles qui vous ont été attribuées

Système de demande

 

 Le 16 février

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Table d’accueil d’association

Système de demande

Guide de planification p. 22

 Le 23 février

ÉCHÉANCE : Vérifier les salles qui vous ont été attribuées

Système de demande

 

 Le 23 février

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Laissez-passer gratuit

Système de demande

Guide de planification p. 17
Nombre de laissez-passer autorisé

 Le 26 février

SUITE À DONNER : Commencez à effectuer vos commandes au service de traiteur et vos réservations d’équipement audiovisuel

Système de demande

Guide de planification pp. 19-21
Menu traiteur
Menu de matériel audiovisuel et d'équipement

 Le 2 mars

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Événement ouvert 

En ligne

Guide de planification p. 31
Consignes & FAQ

 Le 9 mars

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire Embauche d’adjoint(e) d’association

Système de demande

Guide de planification p. 23

 Le 16 mars

ÉCHÉANCE : Soumettez le programme préliminaire de votre conférence (PDF) pour publication sur le site Internet.

Téléversez-le ici

Guide de planification p. 32
Fiche-conseils sur la programmation des associations

 Le 16 mars

ÉCHÉANCE : Soumettez le Formulaire de modification pour vos événements ouverts (le cas échéant)

En ligne

Guide de planification p. 31
Consignes & FAQ

 Le 31 mars

Date limite pour bénéficier du tarif de préinscription

 

 

 Le 6 avril

ÉCHÉANCE : Passez vos commandes de traiteur, de services audiovisuels, d’équipement pour les salles qui vous ont été attribuées

Système de demande

Guide de planification p. 19-21
Menu traiteur
Menu de matériel audiovisuel et d'équipement

 Le 20 avril

ÉCHÉANCE : Soumettez le programme définitif de votre conférence (PDF) pour publication en ligne

Téléversez-le ici

Guide de planification p. 32
Fiche-conseils sur la programmation des associations

 Mai

SUITE À DONNER : Examinez la liste des inscriptions de votre association afin de vérifier que tous les participants à la conférence de votre association se sont inscrits (y compris les animateurs, les conférenciers, les panélistes, les présidents des séances ou les intervenants à vos sessions/événements)

Système de demande

Guide de planification p. 16

 Le 11 mai

ÉCHÉANCE : Confirmez vos commandes auprès de l'université

 

 

 Le 25 mai

Ouverture des inscriptions sur place

 

 

 Le 26 mai

Ouverture officielle du Congrès

 

 

 Le 13 juillet

ÉCHÉANCE : Soumettre les rapports post-événements relatifs au Fond de soutien des conférenciers internationaux de marque et au Fond de soutien pour les séances interdisciplinaires

Envoyez-le à
organisateurs@ideas-idees.ca

Guide de planification p. 12-14
Modèle de rapport

 Été

ÉCHÉANCE : Vérifiez vos factures du Congrès 2018

Vous serez contacté(e).